CONCILIACIÓN ANTE NOTARIO
Con fundamento en la Ley 2220 del 30 de junio del 2022, que derogó la Ley 640 del 2001, el notario podrá actuar como conciliador en su notaria de forma personal e indelegable en los asuntos directamente autorizados por la Ley en materia civil y de familia. Esta función, el notario la presta bajo la inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho.
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=188766
¿QUÉ ES LA CONCILIACIÓN?
ARTÍCULO 3. Definición y Fines de la conciliación. La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador, quien, además de proponer fórmulas de arreglo, da fe de la decisión de acuerdo, la cual es obligatoria y definitiva para las partes que concilian.
La conciliación, en sus diversas modalidades, es una figura cuyos propósitos son facilitar el acceso a la justicia, generar condiciones aptas para el diálogo y la convivencia pacífica, y servir como instrumento para la construcción de paz y de tejido social.
Además de los fines generales, la conciliación en materia contencioso-administrativa tiene como finalidad la salvaguarda y protección del patrimonio público y el interés general.
¿CUÁLES SON LAS CLASES DE CONCILIACIÓN?
ARTÍCULO 5. Clases. La conciliación podrá ser judicial, si se realiza dentro de un proceso judicial, o extrajudicial, sí se realiza antes o por fuera de un proceso judicial.
La conciliación extrajudicial se denominará en derecho, cuando se realice a través de centros de conciliación, ante particulares autorizados para conciliar que cumplen función pública o ante autoridades en cumplimiento de funciones conciliatorias.
La conciliación extrajudicial se denominará en equidad cuando se realice ante conciliadores en equidad aplicando principios de justicia comunitaria dentro del ámbito establecido por la ley.
¿DE QUÉ FORMA SE PUEDE LLEVAR A CABO EL PROCESO DE CONCILIACIÓN?
ARTÍCULO 6. Formas de llevar a cabo el proceso de conciliación y uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. El proceso de conciliación se podrá realizar en forma presencial, digital o electrónica o mixta, para lo cual las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma digital o electrónica o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales.
Para tal efecto dentro del año siguiente a la entrada en vigencia de la presente ley los centros de conciliación y autoridades con funciones conciliatorias deberán adoptar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para garantizar la prestación del servicio de manera digital o electrónica. Para ello, deberá dar cumplimiento a los lineamientos y estándares dados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de la política de gobierno digital, o la que haga sus veces, y solo respecto de la función pública que cumplen (…).
¿QUÉ ASUNTOS SON CONCILIABLES?
ARTÍCULO 7. Asuntos conciliables. Serán conciliables todos los asuntos que no estén prohibidos por la ley, siendo principio general que se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y los derechos de los cuales su titular tenga capacidad de disposición.
Para la procedencia de la conciliación no será necesaria la renuncia de derechos.
En asuntos de naturaleza laboral y de la seguridad social podrá conciliarse si con el acuerdo no se afectan derechos ciertos e indiscutibles. En materia contenciosa administrativa, serán conciliables los casos en los eventos previstos en la presente ley, siempre y cuando no afecten el interés general y la defensa del patrimonio público.
¿EL TRÁMITE ANTE NOTARÍA TIENE ALGÚN COSTO?
Sí, veamos:
ARTÍCULO 8. Gratuidad de la prestación del servicio de conciliación. La prestación del servicio de conciliación que se adelante ante los conciliadores en equidad, servidores públicos facultados para conciliar, centros de conciliación de entidades públicas y de consultorios jurídicos universitarios, será gratuita.
Los notarios podrán cobrar por sus servicios. El marco tarifario que fije el Gobierno Nacional, cuando lo considere conveniente será obligatorio. (Subrayado fuera del texto original).
Los centros de conciliación autorizados deberán establecer los casos en los cuales prestarán el servicio de forma gratuita.
PARÁGRAFO. Los centros de conciliación de los consultorios jurídicos universitarios no podrán atender casos de una cuantía mayor a los cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
A continuación, nos permitimos referenciar algunos de los aspectos estipulados en la Ley 2220 de 2022, así:
“CONCILIACIÓN POR NOTARIOS Y CENTROS DE CONCILIACIÓN DE NOTARÍAS
ARTÍCULO 24. Conciliación por notarios. El notario podrá actuar como conciliador en su notaría de forma personal e indelegable en los asuntos directamente autorizados por la Iey en materia civil y de familia y tendrá los mismos deberes y obligaciones establecidos en la presente Ley.
ARTÍCULO 25., Centros de conciliación de notarias. Cuando el notario, decida prestar el servicio a través de conciliadores en derecho, deberá crear centro de conciliación de conformidad con el procedimiento y los requisitos establecidos en la presente Iey.
En tal evento, el notario responderá como titular de la notaría por el cumplimiento de las obligaciones establecidas para los centros de conciliación.
ARTÍCULO 26. Responsabilidad del notario y de los conciliadores de su lista. Cuando una conciliación se realice en un centro de conciliación de una notaría la responsabilidad directa frente al procedimiento será del conciliador que la desarrolle. El notario será responsable respecto de quienes conforman la lista, de la administración del Centro como director del mismo, y de la aplicación del reglamento del centro de conciliación.
ARTÍCULO 27. Obligaciones del notario como director del centro de conciliación. El notario responderá como director del centro de conciliación de la notaría, entre otros, por el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
1. Conformar, a través del centro de conciliación, la lista de conciliadores entre quienes cumplan los requisitos exigidos por la Iey.
2. Fijar la proporción que corresponderá al conciliador de las tarifas que se cobren por la conciliación.
3. Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los conciliadores de su lista y trasladarlas a la autoridad disciplinaria correspondiente, cuando a ello hubiere lugar, siguiendo el procedimiento establecido en el reglamento.
4. Excluir de la lista a los conciliadores en los casos previstos por la ley, siguiendo el procedimiento establecido en el reglamento.
5. Designar al conciliador de la lista.
6. Pronunciarse respecto de los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar.
7. Velar porque las audiencias se desarrollen en un lugar y en condiciones adecuadas.
8. Velar por la debida conservación de las actas, y de la demás documentación relacionada dentro del proceso conciliatorio.
9. Hacer cumplir el reglamento del centro de conciliación de la Notaría.
10. Las demás que le imponga la ley.
El Ministerio de Justicia y del Derecho, ejercerá la inspección, vigilancia y control, de los centros de conciliación creados por las notarías.
TÍTULO II
DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO
CAPÍTULO I
DEL PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO EN ASUNTOS PRIVADOS. DE LA SOLICITUD, LA CITACIÓN Y LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
ARTÍCULO 50. Inicio de la actuación. La conciliación extrajudicial inicia con la solicitud del interesado, quien deberá asistir a las audiencias que se lleven a cabo dentro del proceso conciliatorio.
Cualquier persona interesada podrá solicitar audiencia de conciliación en forma verbal o escrita, individual o conjunta, física o electrónica, conforme a lo dispuesto en el reglamento de la entidad, del centro de conciliación o del Programa Local de Justicia en Equidad.
En la conciliación extrajudicial en derecho, el interesado podrá presentar la solicitud de conciliación personalmente o por medio de abogado con facultad expresa para conciliar.
El poder podrá aportarse física o electrónicamente conforme lo dispone el Código General del Proceso.
Las solicitudes de conciliación extrajudicial presentadas por medios virtuales no requerirán de la firma digital definida por la Ley 527 de 1999 y en estos casos bastará la identificación suministrada por el solicitante, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 6 de la presente ley.
PARÁGRAFO 1. Podrá presentarse solicitud de conciliación a nombre de una persona de quien no se tenga poder, en los eventos y bajo las condiciones previstas en el Código General del Proceso para el agente oficioso. No será necesario prestar caución.
Si el interesado no ratifica la solicitud dentro de los diez (10) días siguientes a su radicación, se entenderá como no presentada.
ARTÍCULO 51. De la solicitud de conciliación extrajudicial ante juez laboral. Las personas que tengan interés en conciliar diferencias que sean de competencia de la especialidad laboral podrán presentar solicitud de conciliación, indicando los motivos ante el juez laboral conforme las reglas de competencia territorial estatuidas en el Código Procesal del Trabajo y Seguridad Social, sin atención a la cuantía.
La solicitud de conciliación extrajudicial ante juez laboral será distribuida por sistema de reparto y, una vez recibida, se señalará día y hora para celebración de audiencia dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
La concurrencia de los interesados a la audiencia de conciliación será responsabilidad de quien la solicite, razón por la cual deberá adelantar las gestiones de notificación para tal efecto.
ARTÍCULO 52. Contenido de la solicitud de conciliación. La solicitud de conciliación extrajudicial en derecho deberá contener los siguientes requisitos:
1. Indicación del conciliador o el centro de conciliación a quien se dirige.
2. Individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso.
3. Descripción de los hechos
4. Pretensiones del convocante.
5. Estimación razonada de la cuantía.
6. Relación de las pruebas que se acompañan cuando se trate de conciliación en derecho.
7. Indicación del correo electrónico de las partes en donde se surtirán las comunicaciones o la identificación del medio que considere más expedito y eficaz para ello;
8. Firma del solicitante o solicitantes o de su apoderado, según el caso.
En el caso de solicitudes enviadas por correo electrónico, el requisito de la firma, se entenderá cumplido, conforme lo establece el artículo 7 de la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 53. Recepción y corrección de la solicitud. Recibida la solicitud, el conciliador procederá a revisar si la solicitud cuenta con la información suficiente para proceder a la citación del o los convocados.
En la conciliación extrajudicial en derecho, el conciliador procederá a revisar si la solicitud cumple con todos los requisitos establecidos en el artículo anterior.
En ningún caso se podrá rechazar de plano la solicitud por ausencia de cualquiera de los requisitos señalados. En este evento, el conciliador informará al interesado sobre los requisitos faltantes para que los complete. Si no lo hiciere dentro del término de cinco (5) días siguientes al requerimiento realizado, se entenderá que el solicitante ha perdido el interés en consecuencia se tendrá por no presentada.
ARTÍCULO 54. Constancia de asunto no conciliable. Cuando se presente una solicitud de conciliación extrajudicial y el asunto de que se trate no sea conciliable por estar prohibido por la ley, el conciliador expedirá la correspondiente constancia dentro de los diez (10) días siguientes a la presentación de la solicitud.
Si durante el trámite de la audiencia se observare que no es procedente se expedirá la respectiva constancia y se devolverán los documentos aportados.
ARTÍCULO 55. Citación. Si de conformidad con la Iey el asunto es conciliable, el conciliador citará a las partes a la audiencia de conciliación por el medio que considere más expedito y eficaz, indicando sucintamente el objeto de la conciliación.
La citación a la audiencia podrá realizarse por medios virtuales, dé conformidad con lo previsto en el reglamento de la entidad que preste el servicio.
Cuando se trate de una conciliación extrajudicial en derecho, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud o de la corrección de la misma, si a ello hubiere lugar, el conciliador fijará fecha y hora para la celebración de la audiencia de conciliación, la cual deberá realizarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de admisión de la solicitud.
En el evento en que se programe la realización de la audiencia por videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio técnico, así se informará en el acto de citación y en caso de requerirse por alguno de los interesados, el conciliador o el centro de conciliación, deberán facilitar los medios tecnológicos correspondientes.
La dirección electrónica para dirigir todas las comunicaciones necesarias, dentro del procedimiento, deberá corresponder a la informada a través de registro mercantil o la acordada por las partes contenida en el contrato o negocio jurídico cuando corresponda, o la relacionada por la parte en la solicitud de conciliación.
ARTÍCULO 56. Suspensión del término de caducidad o prescripción. La presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho suspende el término de prescripción o de caducidad, según el caso, hasta que suscriba el acta de conciliación, se expidan las constancias establecidas en la presente ley o hasta que se venza el término de tres (3) meses, o la prórroga a que se refiere el artículo 60 de esta Iey, lo que ocurra primero.
Esta suspensión operará por una sola vez y será improrrogable.
ARTÍCULO 57. Designación del conciliador. La designación de la persona que actuará como conciliador, de la lista correspondiente, se podrá realizar:
1. Por mutuo acuerdo entre las partes.
2. Por solicitud de la parte convocante.
3. Por la designación que haga el centro de conciliación de la lista que para el efecto haya conformado.
4. Por la designación que haga la entidad correspondiente.
5. Por orden judicial, en el caso previsto en el artículo 131 de esta ley y siguiendo el procedimiento previsto en el capítulo II del título V de la presente ley.
PARÁGRAFO 1, Si la solicitud es presentada ante un servidor público habilitado para conciliar la designación se hará conforme a las reglas establecidas por la institución a que este pertenece.
ARTÍCULO 58. Asistencia y representación en la audiencia de conciliación. Las partes deberán Asistir a la audiencia de conciliación, y podrán hacerlo con sus apoderados cuando así lo consideren.
En aquellos eventos en los que el domicilio de alguna de las partes no se encuentre en el municipio del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia, o alguna de ellas se encuentre por fuera del territorio nacional, o cuando ocurran circunstancias que configuren caso fortuito o fuerza mayor, podrá solicitarse al conciliador que la audiencia de conciliación pueda celebrarse con la sola comparecencia del apoderado de la parte, debidamente facultado para conciliar.
PARÁGRAFO. En las circunstancias donde se permite la presencia del apoderado, sin la asistencia de la parte, este deberá aportar el correspondiente poder, para ser reconocido como tal. Si es una persona jurídica, la representación se hará a través del apoderado judicial, constituido como tal, a través del correspondiente poder general.
ARTÍCULO 59. Inasistencia a la audiencia. Cuando alguna de las circunstancias contempladas en el artículo anterior impida a una de las partes acudir a la audiencia, deberá informarlo así dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que debió celebrarse la audiencia.
Si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia en los términos indicados en el inciso anterior, siempre que la conciliación constituya requisito de procedibilidad, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.
En este evento, además, siempre que la conciliación constituya requisito de procedibilidad, el juez impondrá a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia, una multa hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 60. Termino para realizar la Audiencia de conciliación. La audiencia de conciliación deberá intentarse en el menor tiempo posible y podrá suspenderse y reanudarse cuantas veces sea necesario a petición de las partes de mutuo acuerdo.
En todo caso, la conciliación extrajudicial en derecho tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la solicitud. Las partes por mutuo acuerdo podrán prorrogar este término, hasta por tres (3) meses más.
ARTÍCULO 61. Desarrollo de la audiencia de conciliación extrajudicial. Con la presencia de las partes y/o sus apoderados, según sea el caso y demás convocados el día, hora señalados para la celebración de la audiencia de conciliación, esta se llevará a cabo bajo la orientación del conciliador, quien conducirá el trámite en la siguiente forma:
En la audiencia de conciliación las partes deberán determinar con claridad los hechos alegados y las pretensiones que en ellos se fundamentan para facilitar la consecución del acuerdo. Si los interesados no plantean fórmula de arreglo, el conciliador podrá proponer las que considere procedentes para la solución de la controversia.
Logrado el acuerdo, se levantará un acta de conciliación, conforme de con lo previsto en la presente ley. El acta será firmada, en los términos de la Ley 527 de 1999, por quienes intervinieron en la diligencia y por el conciliador.
Si no fuere posible la celebración del acuerdo, el conciliador expedirá inmediatamente la constancia de no acuerdo que trata la presente Iey.
PARÁGRAFO. El conciliador solicitará a la Comisión Nacional o Seccional de Disciplina Judicial, según sea el caso, que investigue al abogado que pudiera haber incurrido durante el trámite de la conciliación en las faltas disciplinarias establecidas en la Ley 1123 de 2007, o en la norma que lo modifique, sustituya o complemente.
ARTÍCULO 62. Pruebas. En la conciliación en derecho, las pruebas podrán aportarse con la solicitud de conciliación, teniendo en cuenta los requisitos consagrados en los artículos 243 y siguientes del Código General del Proceso o las normas que lo sustituyan, adicionen o complementen.
Las pruebas aportadas serán tomadas como un respaldo paro eventuales fórmulas de arreglo que se presenten en la audiencia de conciliación.
Sin embargo, su falta de presentación en el procedimiento conciliatorio no impedirá que sean presentadas posteriormente, en el proceso judicial.
ARTÍCULO 63. Suspensión de la audiencia de conciliación. La audiencia de conciliación es susceptible de suspensión por solicitud expresa de ambas partes o cuando el conciliador encuentre elementos de juicio respecto de la existencia de ánimo conciliatorio”.